Berechtigungen und Vertreter in der ePA

Das Erteilen der Berechtigung erfolgt in Ihrer ePA-App, über das Kartenterminal in der Arztpraxis oder im Krankenhaus. Dabei handelt es sich um eine Einwilligung in die Datenverarbeitung. Sämtliche Berechtigungen, die Sie erteilen, werden in Ihrer elektronischen Patientenakte gespeichert und können über die PATIENTENAKTE Mobil Krankenkasse jederzeit eingesehen und bei Bedarf angepasst werden.

Die notwendigen Berechtigungen können Sie in der ePA-App über den Reiter "Berechtigungen" erteilen und wieder löschen. Wir haben Ihnen dazu eine kleine Anleitung mit Bildern erstellt.

Sie können folgende Personengruppen berechtigen, sofern diese bereits die technischen Möglichkeiten besitzen:

• Ärzte und ihre Angestellten
• Psychotherapeuten und ihre Angestellten
• Krankenhauspersonal
• Apotheker und ihre Angestellten
• Hebammen, Entbindungspfleger, Helfer und Auszubildende
• Pflegepersonal
• Ärzte und andere Personen im öffentlichen Gesundheitsdienst einer Behörde
• Fachärzte für Arbeitsmedizin und Betriebsärzte
• Physiotherapeuten
• Krankenkassen

Folgende Personengruppen werden ab 01.01.2023 die technischen Möglichkeiten besitzen:

• Reha-Kliniken
• Forschung

Sie können  bei den Berechtigungen die Vertraulichkeitsstufen einpflegen und die Berechtigung je Dokument oder Kategorie vornehmen. Die Berechtigung kann jederzeit wieder entzogen werden.

Die Berechtigungen, die Sie für Ihre ePA einstellen, haben kein Ablaufdatum. Sie können selbst eine Ablauffrist festlegen.

Wir als Krankenkasse können nur die elektronischen Abrechnungsdaten (eAD) als Dokument in Ihre ePA einstellen und aktualisieren - wenn Sie uns dazu berechtigen. Andere Berechtigungen sind für die Krankenkassen nicht möglich.

Ihr berechtigter Arzt kann in Ihrer ePA Dokumente aktualisieren, einstellen und nach Rücksprache mit Ihnen löschen.

Die Berechtigungen für Ihren Arzt erteilen Sie ohne ePA-App ausschließlich direkt am Kartenterminal Ihres Arztes. Dafür brauchen Sie Ihre elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und Ihre PIN/PUK. 

Sie können einstellen für welchen Zeitraum Sie eine Berechtigung vergeben wollen und entscheiden für welche Dokumente.

Nein. Die Dokumente in der elektronischen Patientenakte sind nur in Deutschland verfügbar und können nur bundesweit ausgetauscht werden.

Sie haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass Ihre Dokumente in die elektronische Patientenakte eingestellt werden (§§ 346, 347 und 348 Sozialgesetzbuch V).

Diese Paragraphen beinhalten:

Die Unterstützung bei der Befüllung Ihrer elektronischen Patientenakte durch Ihre Ärzte und Psychotherapeuten im Rahmen Ihrer Behandlungen und im Krankenhaus.

Sollte sich Ihr Arzt, Psychotherapeut etc. weigern, dann wenden Sie sich hierfür an die Kassenärztliche Vereinigung, die für Ihren Arzt, Psychotherapeuten etc. zuständig ist. Die Zuständigkeit ist abhängig von der Postleitzahl Ihres Arztes, Psychotherapeuten etc.

1. Sie erhalten direkt nach der Anmeldung in Ihrer ePA eine Übersicht über die Änderungen.
2.  Zusätzlich können Sie direkt in der Übersicht Ihrer ePA unter "Aktivitäten" jederzeit die  Änderungen nachvollziehen

Sie haben mehrere Möglichkeiten eine Vertretung für Ihre Patientenakte einzurichten: 

1. Der Vertretende und der Vertreter hinterlegen sich jeweils gegenseitig in ihrer eigenen ePA (Frontend).
2. Der Vertretende hat kein eigenes Frontend (Offline-User). Die Vertretung wird dann ausschließlich im Frontend des Vertreters hinterlegt.
3. Der Vertreter hat selbst ein Frontend (Online-User), aber aktuell nicht zur Hand. Die Vertretung wird hier ebenfalls über die ePA des Vertreters (Online-User) hinterlegt.

In der ePA-App können Sie in Ihrer Startmaske Vertreter hinzufügen und auch wieder löschen. 

Voraussetzungen: 

• ​​Sie haben sich in der ePA-App registriert und die ePA aktiviert.
• Ihr Vertreter ist Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse.
• Ihr Vertreter hat bei seiner Krankenkasse eine ePA-App und ist dort identifiziert.

So richten Sie eine Vertretung in der ePA ein:

• ePA-App öffnen und auf "Berechtigungen"
• "Mich vertretende Personen" und "Hinzufügen" auswählen 
• Daten des Vertreters (Namen, Versichertennummer und E-Mailadresse) eingeben und Datenschutzbestimmungen der Mobil Krankenkasse bestätigen.

Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zur erneuten Bestätigung der Vertretung.​

Erstellen Sie für den Vertreter über die grüne Schaltfläche "Einrichtungsinformationen für die vertretende Person" ein Dokument (PDF) mit allen relevanten Daten von sich. Speichern Sie das Dokument ab, da es auf die Anforderungen der Kasse des Vertreters ankommt, welche Daten benötigt werden.

Der Vertreter ist nun unter "mich vertretende Personen" hinterlegt.

Damit die Vertretung endgültig eingerichtet werden kann, muss nun Ihr Vertreter in seinem Frontend in der App die Ihre ePA einrichten.

• Identifizierung in seiner ePA-App seiner eigenen Krankenkasse
• Gesundheitskarte oder GesundheitsID
• Ihre Daten (Name, Versichertennummer und Krankenkassename)

Ihr Vertreter muss selbst keine ePA haben und muss auch nicht bei der Mobil Krankenkasse versichert sein.

Ihr Vertreter kann Ihre Patientenakte verwalten wie Sie selbst:

• Vertretung für Sie wahrnehmen
• Protokolle einsehen
• Benachrichtigungen innerhalb der Inhalte verwalten
• Berechtigungen für Ärzte, Krankenkassen u. a. vergeben
• Ad-hoc-Berechtigung für z. B. Ärzte einholen
• Liste der Zugriffsberechtigten anzeigen
• Berechtigungen entziehen
• Dokumente einstellen, suchen, anzeigen, herunterladen und löschen
• Vertraulichkeitsstufen einsehen und ändern
• Liste der Vertretungen anzeigen

Das dürfen nur Sie in Ihre ePA machen:

• elektronische Patientenakte löschen
• Vertretungen einrichten 

In Ihrem Protokoll in der ePA sehen Sie alle Aktivitäten Ihres Vertreters. 

 Nein. Nur Sie können einen weiteren Vertreter bestimmen.

Ihr Vertreter kann seine Vertretung in der ePA löschen und er kann von Ihnen gelöscht werden.

• gesetzliche Vertreter
• Familienmitglieder, Lebensgefährten
• Pflegeeinrichtungen
• Betreuungsbüros
• Nachbarn, Freunde

Ihr Vertreter kann auch bei einer anderen Krankenversicherung versichert sein, dies hat keine Auswirkung auf Ihre ePA Nutzung. Wichtig ist, dass eine vollständige ePA Registrierung für den Vertreter vorliegt. 

Wenn Ihr Vertreter ein Smartphone und eine ePA besitzt, können Sie eine Vertretung einrichten. Sie benötigen dazu Ihre elektronische Gesundheitskarte und Ihre PIN.

So gehen Sie zusammen vor:

• Ihr Vertreter öffnet seine ePA und öffnet sein Profil.
• Er wählt ,,Vertretung einer fremden Patientenakte" aus.
• Eingabe Ihrer Daten (Name, Versichertennummer und Krankenkasse)  
• Eingabe Ihrer eGK-PIN und eGK-Zugangsnummer. (6-stellig, rechte Ecke oben)
• Sie erhalten eine Bestätigungsmail über die Einrichtung des Vertreters.  
• Aus der App Ihres Vertreters gelangen Sie in Ihre eigene ePA und hinterlegen dort jetzt Ihren Vertreter: Wählen Sie „Berechtigung hinzufügen" und bestätigen Sie die Aktion.
• Daten Ihres Vertreters eingeben und den Datenschutzbestimmung zustimmen.
• Ihr Vertreter kann nun die ePA aufrufen: Profil des Vertreters "weitere Patientenakte"

Zum erneuten Aufruf Ihrer ePA benötigt der Vertreter nicht Ihre eGK und den PIN.

Voraussetzung für den Zugriff auf eine fremde ePA ist, dass der Vertretende Sie bereits in seiner ePA als Vertreter hinterlegt hat.

So richten Sie die Vertretung ein:

• ePA-App öffen: Sie müssen Ihre eigene ePA nicht nutzen, Sie müssen lediglich identifiziert sein.
• unter "Profil" "Patientenakte hinzufügen" wählen 
• Daten des zu Vertretenden (Name, Versichertennummer und Name der Krankenkasse) eingeben

Zur Gerätebindung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.Nach erfolgreicher Bestätigung erhalten Sie eine weitere E-Mail zur erfolgreichen Gerätebindung.

Sie können nun auf die ePA des Vertretenden zugreifen. Die eingerichtete Vertretung sehen Sie in Ihrem Profil "weitere Patientenakten".